Arkisessa kielenkäytössä rutiinilla tarkoitetaan tottumusta, saman asian toistamista. Se osataan yhdistää tottumuksen avulla hankittuun taitavuuteen, mutta joskus myös puuduttavaan tylsyyteen. Joku saattaa sanoa kammoksuvansa rutiineja, koska ne rajoittavat luovaa ajattelua. Toisaalta rutiinien pelkääjäkin myöntää, että autolla ajaminen on helpompaa monen vuoden harjoittelun jälkeen kuin ensimmäistä kertaa ratin takana ollessa. Rutiini auttaa.
Hyväksi koetut käyttäytymismallit ja rutiinit ovat keskeinen tekijä kaikessa oppimisessa. Ja mikä mielenkiintoisinta, rutiineja voi käyttää myös jatkuvan kehittymisen työkaluna. Niiden avulla sekä yksittäinen työtekijä että koko organisaatio voivat parantaa tulostaan ja laatuaan samalla kun työnteko muuttuu mielekkäämmäksi ja tehokkaammaksi. Kuinka tämä on mahdollista?
Toyotan autotehtaiden tuottavuus oli 1960-luvulla vain kymmenesosa verrattuna amerikkalaisiin autonvalmistajiin. 1980-luvulla tilanne oli kääntynyt päinvastaiseksi: Toyotan tuottavuus oli viisi kertaa parempi kuin kilpailijoilla, ja siitä oli kovaa vauhtia tulossa eräs maailman suurimmista valmistajista. Tänä päivänä se on suurin. Mitä tapahtui vajaassa kahdessa vuosikymmenessä?
Amerikkalainen tutkija Mike Rother vietti kymmenen vuotta aikaa Toyotan autotehtailla tutkien suunnittelun ja valmistuksen menetelmiä. Hän antoi löytämälleen toimintamallille nimen Toyota Kata. Hän oli havainnut, että Toyotalla käytettiin järjestelmällisesti hyödyksi tottumuksen voimaa, kokemuksen antaman rutiinin hyödyntämistä. Jokainen uusi työntekijä otettiin taloon sisälle kisälliksi mestarin alaisuuteen. Henkilökohtaisen mentoroinnin lisäksi organisaatiossa toteutettiin systemaattista ongelmanratkaisua – Toyota Kata oli menetelmä, joka ei tarjonnut ratkaisuja vaan mallin jolla etsittiin ratkaisuja. Ja paljon muuta.
Aalto-yliopistossa Toyota Kataan perehtynyt johtamis- ja kehittämisasiantuntija Teemu Toivonen tekee tällä hetkellä töitä Kata –ajattelun levittämiseksi Suomeen. ”Toyota Kata on yksinkertaisesti paras malli, jonka olen löytänyt jatkuvaan parantamiseen organisaatiossa”, Toivonen sanoo. ”Se tukee johtamisen systematisointia ja työntekijöiden energiatason nostamista, koska se tarjoaa selkeän kanavan työyhteisön yhteiseen kehittämiseen.” Yritykset tarvitsevat jatkuvaa toiminnan tehostamista, jotta pysyvät kilpailukykyisinä. Toivosen mukaan Toyota Kata tarjoaa mahdollisuuden tähän hyödyntämällä kaikkien organisaation jäsenten kyvykkyyttä.
Älyllisellä tasolla Toyota Katan ymmärtäminen on helppoa. Vaikeinta on oman toiminnan ja organisaation kulttuurin muuttaminen arjessa. ”Kata voidaan jakaa kahteen osaan: valmennus-kataan ja parannus-kataan. Molempia tarvitaan”, Toivonen kuvaa. ”Parannus-kata on oman kehittymisen suunnan ymmärtämistä, tavoitteiden asettamista, kokemuksen avulla maaliin osumista”, Toivonen sanoo ja myöntää, että kuulostaa sanottuna helpolta, tehtynä vaikealta. ”Sen vuoksi on valmennus-kata, joka opastaa tässä. A goal without a method is nonsense.”
Teemu Toivonen siirtyi viime vuoden lopulla Nitor Delta –tiimiin, joka on Suomen ensimmäinen ketterän kehityksen koulukseen erikoistunut organisaatio. ”Ketterät menetelmät on kehitetty Toyotan lean-ajattelusta, siksi Nitor Delta on luonnollinen ympäristö Toyota Katalle”, Toivonen arvioi. ”Tosin mielestäni Toyotan lean-ajattelusta on välillä levitetty hiukan vääriä käsityksiä. Kun Toyotan menestys 1980-luvulla huomattiin, yritykset alkoivat kilpaa kopioida Toyotan menetelmiä, mutta kiireessä pelkkää pintatasoa. Niiden avulla saavutettiin vain pieniä parannuksia. Vasta Mike Rotherin julkaistua tutkimuksensa tuloksia asiaa alettiin ymmärtää hiukan syvällisemmin.”
Toyota Katasta voi Teemu Toivosen mukaan hyötyä millainen yritys tai organisaatio tahansa. Hän arvioi, että parhaiten se sopii yli viidenkymmenen hengen yrityksille (ylärajaa ei ole), joilla on kovat kustannuspaineet ja tarve kovaan laatutasoon. ”Haluan olla mukana kouluttamassa suomalaisia yrityksiä Toyota Katan käyttöön, koska uskon vahvasti sen parantavan suomalaisyritysten kilpailukykyä – erityisesti tämänhetkisessä globaalissa markkinatilanteessa”, Toivonen painottaa. ”Olen myös ottanut Toyota Katasta henkilökohtaisen työkalun, jolla kehitän omaa toimintaani sekä työssäni että vapaa-ajalla.”

 

Lue myös: Nitor Delta aloittaa Toyota Kata -koulutukset Suomessa.

Julkaistu 7.4.2014