Parin viime vuosikymmenen aikana suomalaiseen työelämään ilmestyneet kehityskeskustelut herättävät paljon tunteita. Saavutettavissa olevat hyödyt tunnetaan ja tunnistetaan, mutta koko prosessi vakavine istuntoineen ja muistioineen sekä jäykkine seurantatyökaluineen koetaan pahimmillaan raskaaksi taakaksi. Keskustelut piinaavat sekä alaisia että esimiehiä. Kuitenkin työntekijän kehittyminen ja työssä jaksaminen ovat yritysten ja organisaatioiden keskeisiä huolenaiheita.
Työhyvinvointikyselyillä voidaan kartoittaa sekä koko organisaation että yksittäisen työntekijän mielialoja ja kokemuksia työympäristöstä. Kyselyistä saatava data puretaan mittareihin, joilla voidaan verrata tilannetta historiatietoihin tai muiden organisaatioiden keskiarvotuloksiin. Kysely saatetaan teettää ulkopuolisella tutkimuslaitoksella, tai siitä voi huolehtia organisaation oma HR-toimi. Mutta kyselystä saatavan aineiston ongelma on sen ajankohtaisuuden puute. Aineisto kerätään kerran vuodessa tai harvemmin, analysoidaan ja luokitellaan, ja jäädään odottelemaan seuraavaa kyselyä.
Oululainen motiMind Oy on kehittänyt jo kahden vuoden ajan joustavia menetelmiä, joilla sekä palautteen kysyminen että antaminen tehdään mahdollisimman helpoksi ja reaaliaikaiseksi. Työntekijälle näkyvä osa on älypuhelimen sovellus, joka voi ajastetusti kysyä vastaajan mielipidettä esimerkiksi työnantajan järjestämistä liikuntapalveluista tai työpaikkaruokailusta. Organisaation HR-toimella on puolestaan käytössä sovellus, jonka kautta kyselyt laitetaan liikkeelle, ja johon vastaukset kerätään. motiMindin toimitusjohtaja Matti Niemistö nostaakin nyt esiin toimintamallin, jolla kehityskeskustelut ja kyselyt voitaisiin yhdistää organisaation virtuaaliseksi HR-työkaluksi, jota käytettäisiin vuoden ympäri jatkuvan henkilöstöanalyysin työkaluna.
”Tämä ei tarkoita, että HR-yksikköä tai henkilöstöä kuormitettaisiin jollain ylimääräisellä”, Niemistö sanoo. ”Päinvastoin, olemassa olevat toiminnot istutettaisiin sovellukseen, jonka kautta tietoa kerättäisiin siinä sivussa, jokapäiväisen tekemisen ohessa.” Käytännössä tämä voisi tarkoittaa, että organisaation käyttämä kehityskeskustelurunko purettaisiin soveltuvin osin kysymyksiksi, joihin vastattaisiin yksi kerrallaan esimerkiksi kerran kuussa. Sekaan voisi laittaa työhyvinvointikyselyn mittareita sekä ad hoc –kysymyksiä, joihin yrityksen johto haluaisi saada reaaliaikaisia kommentteja. Niemistö antaa esimerkin: ”Yritys on järjestänyt tiedotustilaisuuden, jossa on kerrottu tuotekehityksen uudelleenjärjestelyistä. Tilaisuuden päätyttyä HR-päällikkö naputtaa järjestelmään kysymyksen, että kuinka tilaisuus meni. Vastaukset tulevat saman tien.”
Järjestelmällä ei ole tarkoitus kokonaan korvata esimerkiksi henkilökohtaisia kehityskeskusteluja, mutta prosessia voitaisiin keventää. Esimies ja alainen voisivat yhdessä sopia mittareista, joita seurataan sopivin väliajoin vuoden aikana. Matti Niemistö antaa tästäkin esimerkin. ”Henkilö kokee, että hänen työaikansa hajoaa liian monen tehtävä hoitoon. Vuoden välein pohdittuna on kuitenkin aika vaikeaa arvioida, mistä tämä johtuu, ja vielä vaikeampi on korjata tilannetta. Mutta tällaisen mobiilin HR-työkalun avulla työntekijä voisi saada jonain maanantaiaamuna muistutuksen, että kirjaa tänään ylös eri työtehtäviisi käyttämä aika. Ja iltapäivällä tulisi toinen viesti, jossa pyydettäisiin raportoimaan kirjauksen tulokset. Kun viestinvaihto tehtäisiin muutaman kerran vuodessa, olisi aivan eri tilanne alkaa yhdessä esimiehen kanssa etsiä ratkaisua tilanteeseen, datan kanssa”, Niemistö pohtii.
Virtuaalinen HR-työkalu voisi aidosti parantaa sekä kehityskeskusteluiden että hyvinvointikyselyiden palvelevuutta. Kerättävä tieto ei syntyisi neuvotteluhuoneissa, vaan aidossa tilanteessa työpisteellä. Prosessi tuottaisi parempaa dataa pienemmin kustannuksin kuin nykyiset menetelmät. ”Olemme tästä melkoisen innoissamme”, Matti Niemistö kertoo. ”Rakennamme parhaillamme demoa ja etsimme sopivaa organisaatiota kumppaniksi kokeilemaan tätä.”

Julkaistu 17.3.2014